Koronawirus a zwołanie corocznego zwyczajnego zgromadzenia wspólników sp. z o.o.

W związku z panującą pandemią koronowirusa zapewne wielu wspólników spółek z ograniczoną odpowiedzialnością zadaje sobie pytanie: czy możemy bezpiecznie i zgodnie z prawem przeprowadzić coroczne zgromadzenie wspólników?

W poniższym wpisie postaram się rozwiać te wątpliwości, a jednocześnie wskazać najwłaściwszą drogę dla wszystkich spółek z o.o.

Zgodnie z brzmieniem art. 231 § 1 Kodeksu spółek handlowych: Zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego.

Zgromadzenie wspólników zatem musi się odbyć do dnia 30 czerwca 2020 roku!

Zasadą jest, iż coroczne zgromadzenia wspólników spółek z o.o. odbywają się w siedzibie spółki, jeżeli umowa spółki nie wskazuje innego miejsca na terytorium RP (art. 234 § 1 KSH).

Z dniem 3 września 2019 roku do Kodeksu spółek handlowych został dodany art. 2341, który wprowadził możliwość udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jeżeli umowa spółki dopuszcza taką możliwość. 

Efektem powyższej regulacji jest możliwość odbywania zgromadzeń wspólników w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, co w przypadku zaistnienia stanu epidemii znacznie ułatwia sposób odbycia corocznego zgromadzenia wspólników.

Zagłębiając się jednak w uzasadnienie wprowadzenia powyższego przepisu bezsprzeczne jest, że udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej nie zwalnia spółki z konieczności określenia miejsca, w którym będzie fizycznie przebywał prowadzący zgromadzenie wspólników wraz z protokolantem. Powinna być to siedziba spółki albo inne miejsce na terytorium RP wskazane w umowie spółki, bądź ustalone przez wszystkich wspólników, którzy wyrazili na to zgodę na piśmie. 

Należy zwrócić zatem szczególną uwagę, iż omawiana możliwość odbycia się zgromadzenia wspólników sp. z o.o. może być zastosowana jedynie wtedy, gdy spółka posiada stosowne rozstrzygnięcie w tym zakresie w swojej umowie.

Jednocześnie, w dniu 31 marca 2020r. Ustawą o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw, ustawodawca wprowadził szczególną możliwość przeprowadzenia zgromadzenia wspólników spółki z o.o. bez dokonywania zmiany umowy spółki ze względu na wprowadzenie stanu epidemii. 

Aktualnie omawiany przepis brzmi tak: Udział w zgromadzeniu wspólników można wziąć także przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

Wynika z tego, iż zgromadzenie wspólników spółki z o.o. może się odbyć za pomocą środków komunikowania się na odległość w przypadku gdy umowa spółki o tym nie stanowi. Nie może jednak w swej treści tego zakazywać. 

Jednocześnie warto podkreślić, iż omawiany sposób zgromadzenia wspólników nie wyklucza udziału w zgromadzeniu wspólników za pośrednictwem pełnomocnika.

W takim przypadku wspólnik - mocodawca powinien zadbać o dostarczenie do spółki pełnomocnictwa w formie pisemnej jeszcze przed odbyciem elektronicznego zgromadzenia wspólników. 

Oprócz odpowiednich zapisów w umowie spółki, wspólnicy lub rada nadzorcza (jeżeli takowa w spółce istnieje) powinni określić, w formie regulaminu, szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

W tak odbytego zgromadzenia wspólników należy sporządzić protokół. 

Podsumowując zatem: spółka z o.o. może skutecznie i zgodnie z przepisami zorganizować zgromadzenie wspólników za pomocą środków komunikacji na odległość w trakcie trwania stanu epidemii.

Należy jednak zwrócić uwagę na zapisy umowy spółki - jeżeli w przedmiotowej umowie brak jest przepisów zabraniających przeprowadzenie zgromadzenia wspólników w takiej formie - mamy otwartą drogę do odbycia zgromadzenia na odległość.